Tallennetaan Slackiin?

Minun digiaskeleeni ovat alkaneet kauan ennen työväenopistoon tuloa ja kulkeneet kivisiä polkuja. Olen ottanut uusia ohjelmia käyttöön lukuisia kertoja, ja lähes aina olen tehnyt sen yrityksen ja erehdyksen kautta. Se on tehokasta oppimista, sillä virheet auttavat kummasti muistamaan - mitä pahemmin on sattunut, sitä paremmin se on syöpynyt muistin syövereihin.

Uusiin ohjelmiin perehtymiseen ei aina ole liiemmälti aikaa, sen saatoimme jälleen kerran kokea. Viime viikot ovat työväenopistossa olleet hektisiä, kun syksyn kurssiesitettä on saatettu painokuntoon. Esite taitetaan opistolla taitto-ohjelmalla, jonka jälkeen se lähetetään sähköisesti painofirmaan. Taittajan muistissa on kuitenkin vielä nekin ajat, jolloin työväenopistosta ajettiin useampi tunti painopaikkaan tarkistamaan vedosta ja eksyttiin matkalla. Sähköisellä asioinnilla aikaa säästyy ja muutoksia voi tehdä helposti useampaankin kertaan, sillä sähköiset versiot liikkuvat helposti organisaatioiden välillä.

Myös työväenopiston toinen painatukseen menevä materiaali oli saatava valmiiksi ja taittajalle ennen juhannusta. Kyseessä oli kuitenkin sen verran pieni tuotos, ettei sen kanssa pidetty kiirettä. Vasta alkuviikosta avattiin asiaan liittyvä sähköpostikin tarkempaa tutkimista varten: "Aineistot on talletettava Slackiin juhannukseen mennessä." Ja toisessa sähköpostissa vielä tarkennus: "Materiaalit omaan kansioon Channelsin alta." Siis mihin? Emme olleet työväenopistossa ennen törmänneet koko ohjelmaan,

Mikäpä siinä sitten, googlettamallahan asiat nykyisin selviävät. Tämän sovelluksen osalta suomenkielisiä tekstejä ei kovin paljoa löytynyt. Janne Jääskeläinen kehui Slackia maasta taivaaseen: "Slack on nyt kuuminta hottia, viileintä hippiä ja parasta sitten viipaloidun näkkileivän." ja "Yksinkertaisuudessaan Slack on kuin Skype steroideilla." Anna Söderlund taas kuvaa Slackia työkäyttöön tarkoitetuksi WhatsAppiksi. Muutamien muidenkin kerrottujen kokemusten mukaan sisäinen sähköposti voisi vähitellen jäädä organisaation sisällä historiaan. Ei kuulostanut yhtään hullummalta ajatukselta, kun yhdellä sun toisella meistä posti tahtoo täyttyä tämän tästä. Tosin Senja Larsen, joka niin ikään suitsuttaa Slackiä, päättää tekstinsä lauseeseen: "Sähköposti saattaa olla Internetin torakka, joka sinnittelee hamaan loppuun asti."

Slack on siis organisaatioviestintään luotu pilvipohjainen tiimityötila ja pikaviestipalvelu. Se toimii yhteen muutamien muidenkin sovellusten kanssa, kuten Google Drive ja Dropbox. Sovelluksen käyttöönotto oli todella helppoa, vaikka suomenkielisiä käyttöohjeita ei nopeasti selattuna löytynytkään, ja englanninkielisetkin ohjeet etsin vasta tänään. SlackBot auttoi reitille, ja loppu sujuikin leikiten. Taitettavan materiaalin tallettaminen työväenopistolle nimetylle keskustelukanavalle oli kiitettävän yksinkertaista. Talletettaviin kuviin ja tekstitiedostoihin sai lisättyä ohjeistustekstiä viestinä, joka näkyi kuvan yhteydessä. Yksityisen viestin lähettäminen onnistui siinä missä pikaviestintä millä muullakin ohjelmalla.

Slackiin voi luoda avoimia ja yksityisiä keskustelukanavia, joihin voi kutsua myös ulkopuolisia käyttäjiä. Siksi sovelluksen käyttö työväenopiston kaltaisessa, pääasiassa sivutoimisista työntekijöistä koostuvassa työyhteisössä, voisi antaa uudenlaisia sähköisiä mahdollisuuksia mm. kurssisuunnittelussa. Ehkä se soveltuisi Digi Top -hankkeemme eri osa-alueiden käsittelyfoorumiksi? Vai korvaisiko se peräti juuri perustamamme Google+ yhteisön? Niin pitkällä emme vielä ole, että tästä asiasta juurikaan tietäisimme, mutta olemme viestintäsihteerin kanssa päättäneet perehtyä asiaan tarkemmin. Mutta sitä ennen on aika viettää kesäloma: elokuussa taas astutaan pitkin digimaailman polkuja.

Tietoturvallisuudessa on kyse valinnoista

Oppilaitoksen ydintehtävä on tuottaa laadukasta opetusta. Siksi oppilaitoksen kehittämishankkeissa on useimmiten kyse pedagogisen toiminnan kehittämisestä. Työväenopistossa pedagogisen toiminnan lisäksi tarkastellaan hallintoa ja asiakaspalvelua. Digitalisaation näkökulmasta hallinnossa on vielä paljon tekemistä, esimerkiksi toimimme sähköisessä ilmoittautumisympäristössä, mutta arkistointisääntömme tuntee vain paperisen arkistoinnin. Molemmat arkistointitavat nostattavat kysymyksiä tietoturvallisuuden näkökulmasta myös talletettavan tiedon oikeutuksesta.

Ilmoittautuessaan kurssille opiskelijan on ilmoitettava nimensä, sosiaaliturvatunnuksensa ja kaikki yhteystietonsa - myös sähköpostiosoite - mikäli haluaa vahvistusviestin ilmoittautumisestaan. Aina silloin tällöin joku puhelinilmoittautuja asettaa näiden tietojen kysymisen kyseenalaiseksi. Kyse on kuitenkin asiakkaan identifioimisesta maksulliselle kurssille ilmoittautuessa, ja siten tietojen kerääminen on sallittua.

Sen sijaan henkilö- ja yhteystietojen jakamista Somessa kannattaa harkita. Joskus kurssimaksusta reklamoidessaan asiakas kiistää ilmoittautumisensa. Silloin jää pohtimaan, voisiko asia olla niin, olisiko kyse identiteettivarkaudesta. Olemme kukin itse vastuussa tietojemme käytöstä, siksi kannattaa olla tarkkana.

Identiteettivarkauksilta suojautumisen lisäksi netin käytön turvallinen käyttö tulisi olla muutenkin kirkkaana mielessämme. Minna Alasuutarin tutkimuksen mukaan vasta henkilökohtainen pettymys opettaa. Miksi meille onkin niin vaikeaa noudattaa varovaisuutta etukäteen? Tietoa on hyvin tarjolla, esimerkiksi Tampereen kaupungin työntekijöiltä odotetaan vähintään henkilöstölle laaditun tietoturvallisuuden peruskurssin käymistä. Tietoturvallisuuteen perehtyminen kuuluu myös työväenopiston Digi Top -hankkeeseen. Mitä sillä tiedolla teemme, ja noudatammeko ohjeistuksia, päättää jokainen itse.

Vaikka emme itse laittaisikaan yksityisyyttämme julkiseksi, luvan julkaisemisesta voi antaa jollekin toiselle. Perjantain uutisissa kerrottiin, kuinka kauppias Ville Meronen sai koululaisten näpistelyt kuriin uhkaamalla Somella:"Näpistämällä tai varastamalla hyväksyt että kuvasi/videomateriaali tapahtumasta julkaistaan sosiaalisessa mediassa ja muissa mahdollisissa julkaisuissa." Valinta jää asiakkaalle, tässäkin tapauksessa. Toimisikohan sama Sampolassa?

Heti mulle kaikki tänne nyt?

Edellisessä työväenopiston laatu- ja kehittämishankkeessa kartoitimme toimintakykysuunnitelmaa tehdessämme kaiken sen, missä henkilökunnan näkökulmasta oli kehitettävää. Saimme kokoon yhteensä 80 parantamisaluetta ja 120 niihin liittyvää toimenpidettä vuosille 2014-2018. Toimenpiteiden toteuttaminen on jo aloitettu, mutta vuoteen 2018 tuntuu olevan liian pitkä aika. Lisäksi koko ajan tulee uusia asioita esille.

Joskus tulee tunne, että kaikki asiat pitäisi toteutua ja kaikkeen pitäisi olla vastaus yhtä aikaa ja mieluiten heti. Emme malta odottaa ja priorisoida. Emmekä luota toisten tekemiin priorisointeihin. Olemme pärjänneet näinkin, mihin nyt ykskaks on niin hoppu? Karita Nybergin mukaan kärsimättömyys on nykyajan yleisin virus. Vai onko kyseessä sukupolvien murros, y-sukupolven esiinmarssi? Tosin samaa kärsimättömyyttä on yhtä lailla x-sukupolvessakin. Ei siis ihme, että mm. Anna Levlin kumoaakin väitteet y- ja x-sukupolvien eroista. Mutta x-sukupolven puheenvuoroissa kuulee kyllä jotain, mitä y-sukupolven suusta en ole kuullut: "millä ajalla digitaalisuutta oikein kehitetään?"

Tampereen kaupunkistrategiaan kuuluu viisi painopistealuetta: yhdessä tekeminen, elinvoima ja kilpailukyky, ennaltaehkäisy ja hyvinvointierojen kaventaminen, kestävä yhdyskunta sekä tasapainoinen talous ja uudistuva organisaatio. Yksi keskeisimpiä tavoitteita on toiminnan tehostaminen, mikä voi jossain määrin lyödä työhyvinvointitavoitteen korville. Mutta asia voidaan nähdä toisinkin. Siksi työväenopiston tavoitteena on, että normaalistikin tekemäämme työtä uudelleen tarkastelemalla ja hieman erilailla toteuttamalla, voisimme astua digiaskelen lähemmäs lopullista määränpäätä, mikä se sitten kenelläkin on. Suurin osa meistä lienee kuitenkin kiinnostunut oman työnsä kehittämisestä.

Kyse on päivittäisistä valinnoista. Hyvä esimerkki tästä on mm. Opettaja-lehdessä julkaistu teksti Turun ammatti-instituutin digiloikasta, jossa työssäoppimisjaksolla otettiin käyttöön paperiton näyttösuunnitelma. Opiskelija kirjoitti suunnitelmansa pilvipalveluun, jossa opettaja ja työpaikkaohjaaja pääsivät kommentoimaan reaaliaikaisesti. Positiivisina puolina nähtiin paperittomuuden lisäksi myös ohjaussuhteen selkeytyminen ja ajansäästö arvioinnissa. Ongelmiakin toki oli: ohjelma, joka muokkasi kirjoitusasetuksia omanlaisekseen. Esimerkki ei sellaisenaan sovi kansalaisopistomaailmaan, mutta mallintaa kuitenkin sitä, että totuttujen tapojen muutoksen ei tarvitse olla suuri. Parhaimmillaan se on sidoksissa perustyöhön, ja siten johtaa hyviin lopputuloksiin.

Odotellaan siis rauhassa syksyä, tarkastellaan kartoituksen tuloksia ja päätetään yhdessä mistä aloitamme. Kyllä tämä vielä tästä: olemme oikealla tiellä niin kauan, kunnes se vääräksi todistetaan.

Digiloikan lähtökuoppia

Oppilaitostoiminnan arjessa on käsillä jo kesäloman odotus ja ensi syksyn kurssisuunnitelmien saattaminen esitekuntoon. Mitään uutta ja ihmeellistä ei kannata nyt aloittaa. Siitä huolimatta olemme työväenopistossa aloittaneet digiloikan lähtökuoppien kaivamisen: jokainen päätoiminen on vastannut kyselyyn, jossa tarkastellaan missä lähtötilanteessa itse kukin tällä hetkellä on. Kyselyn ja siihen liitetyn haastattelun perusteella lähdemme syksyllä suunnittelemaan loikkaajien valmennusohjelmaa ja kuinka aloitamme kevyen verryttelyn.

Lähtökohtamme ovat erilaisia, mutta se ei haittaa. Jokainen valmistautuu loikkaan kuntonsa mukaan. Joku on ollut tekemisissä erilaisten sovellusten ja vempainten kanssa pidemmän aikaa, toinen taas on jo toinen jalka oven välissä lähdössä eläkkeelle, eikä tunne enää tarvitsevansa loikkakuntoa. Näin ollen myös tavoitteemme on hyvin yksilöllisiä. Hyvä niin. Jokainen askel on kuitenkin eteenpäin, iloitkaamme niistä, sillä tässä loikkakisassa on vain voittajia.

Organisaationa työväenopiston tavoite on kaksijakoinen. Ensimmäinen tavoite on saattaa digitaalinen toimintaympäristö osaksi työväenopiston opetusta perinteisen luokkamuotoisen kurssiopetuksen rinnalle sekä uudistaa vapaan sivistystyön pedagogiikka ottaen mukaan digitaalisia sovelluksia, laitteita ja menetelmiä kokeillen ja kehittäen. Tiedossa on siis mm. erilaisten sovellusten kokeilemista. Se on vaihe, jota odotan innolla, enkä malttanut olla jo aloittamatta. Tutustuin muun muassa erilaisiin esittelydioja korvaaviin vaihtoehtoihin, kuten PowTooniin, jolla voi luoda animoituja esityksiä.

Toinen organisaatiotasoinen tavoite on selkeämmin Tampereen kaupunkistrategiasta nouseva: tehostaa työtä ja mahdollistaa parempi resurssien kohdentaminen opetusta tukevassa hallinnollisessa toiminnassa. Keskustellessamme mitä pieniä verryttelyaskelia voisimme tavoitteemme saavuttamisessa ensin ottaa, nousi esille erityisesti arkityövälineiden käytön haltuunotto. Esimerkiksi kaupunki on jo muutaman vuoden ajan suositellut sähköisen kalenterin käyttöä. Silti useimmille kalenterin käyttö on vieras asia. Myös opiskelijahallintojärjestelmämme HelleWi on päivitysten myötä saanut monia uusia toimintoja, joita emme ole ottaneet käyttöön. Olemme pärjänneet hyvin näinkin, mutta syksyllä ryhdistäydymme ja otamme nuo ja muutaman muun sähköisen työvälineen haltuumme.

Itsensä kehittäminen on pienten askelten politiikkaa, kyllä se hyppykin sujuu harjoittelun myötä.