sunnuntai 30. lokakuuta 2016

Mobiilipolitiikan ohjauksessa

Kuluttajistuminen sekä mobiilipalveluiden ja -sovellusten kasvu asettavat vaatimuksia julkisen puolen työtavoille ja ratkaisuille. Mobiililaitteiden käyttöä ja hallintaa ohjaavatkin useat lait ja säädökset. Tampereen seudulla niiden pohjalta on koottu mobiilipolitiikka, jonka tavoitteena on selkeyttää, yhtenäistää, määritellä ja ohjeistaa mobiililaitteiden käyttöä ja hallintaa. Mobiilipolitiikan esittelyä rajoittaa Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta: "henkilöiden, rakennusten, laitosten, rakennelmien sekä tieto- ja viestintäjärjestelmien turvajärjestelyjä koskevat ja niiden toteuttamiseen vaikuttavat asiakirjat, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen niistä ei vaaranna turvajärjestelyjen tarkoituksen toteutumista" Jotakin siitä voi kuitenkin avata.

Kaupungin periaatteiden mukaisesti kaikkien mobiililaitteiden käyttäjien täytyy tutustua mobiilipolitiikkaan, että osaavat toimia sen mukaisesti. Mobiilipolitiikan noudattaminen on esimiesten vastuulla. Esimiesten tulee varmistaa, että heidän mobiliilaitteita käyttävät alaisensa ovat tutustuneet mobiilipolitiikkaan ja noudattavat sitä. Esimiehet huolehtivat myös siitä, että työntekijöillä on riittävä osaamisen taso ja että he hallitsevat työnantajien heille tarjoamien mobiililaitteiden ja niiden sovellusten turvallisen käytön. "Henkilöiden mahdollinen osaamattomuus, huolimattomuus ja välinpitämättömyys voivat aiheuttaa organisaatioille ylimääräisiä kustannuksia tai merkittäviä tietoturvauhkia." Tarvittaessa esimies velvoittaa työntekijän tutustumaan ohjeisiin ja osallistumaan kursseille tai muuhun sopivaan perehdytykseen. Asiaan täytyy heräillä nyt myös työväenopistossa, sillä Digi-hankkeemme lähestyy mobiililaitteiden hankintavaihetta.

Ohjeiden mukaan yksittäisen mobiililaitteen käyttöikä on vähintään kolme vuotta. Vuonna 2011 teimme suuren muutoksen, kun vaihdoimme lankapuhelimet Sampolan peruskorjauksen evakkoaikana matkapuhelimiin. Useimmat niistä on jo vaihdettu kertaalleen, mutta nykypäivän tarpeisiin vanhat luurimme eivät vielä vastaa. Siksi päätoimiset työntekijät pohtivat työtään sekä liikkuvan työn tarpeitaan ja esittävät toiveensa mobiilin työnteon välineistä lokakuun loppuun mennessä.

Mobiilipolitiikan mukaan laitehankinnan tulee olla tehtävien hoidon kannalta tarkoituksenmukainen. Samanaikaisesti tavoitteena on laitteiden taloudellinen käyttö. "...mobiililaitteiden avulla voidaan parantaa kuntien palveluiden ja työn tehokkuutta sekä mahdollistaa joustava ajasta ja paikasta riippumaton työskentely ilman, että siitä aiheutuu liikaa kustannuksia tai negatiivisia riskejä."

Työnantajan laitteet ja tietojärjestelmien tieto on tarkoitettu virka- ja työtehtävien hoitamiseen. Niiden ohella on kuitenkin mahdollista käyttää omia laitteita ja liikkuvan työn sovelluksia, sillä muun muassa määräaikaisille tuntityöntekijäille ei ole tarjolla työnantajan kustantamia mobiililaitteita. Omilla laitteilla työntekijä pääsee intraan ja hän voi käyttää työsähköpostia, ettei käy kuten viime kuukausina esillä olleella Yhdysvaltain presidenttiehdokkaalla. Käyttäjän tulee luonnollisesti huolehtia laitteen turvallisesta käytöstä, kuten laitteen suojakoodeista ja siitä, ettei tallenna salassa pidettäviä tietoja salaamattomana mobiililaitteeseen tai julkisiin pilvipalveluihin edes tilapäisesti.

Työntekijä voi jakaa liittymänsä nettiä myös työtehtäviin käyttämilleen henkilökohtaisille mobiililaitteille silloin, kun tarjolla ei ole kiinteää tai WLAN-yhteyttä. Työntekijä joutuu kuitenkin erilaisissa rekisteröitymisessä käyttämään omia tunnuksiaan. Esimerkiksi Mikrosoft-tilin tai vastaavan ID:n käyttö älypuhelimissa ja tableteissa on pakollista. Näissä yhteyksissä ei käytetä työnantajan sähköpostiosoitetta, koska tiliä käytetään usein muuhunkin kuin työtehtäviin ja toisaalta työsuhteen loppuessa kaikki työsähköpostiin liitetyt tilit tulee lakkauttaa. Erityisen hankalaa tämä olisi lähes 400 tuntiopettajalle, joiden työsuhde on pisimmilläänkin lukukauden mittainen.

Myös kuntapuolella mobiililaitteet ja etätyö voidaan nähdä yhtenä kilpailutekijänä työntekijämarkkinoilla, kuten Riihimäellä. Täysin mobiililaitteeton toiminta ei ole enää edes mahdollista, koska työn muodot ja vaatimukset ovat viime vuosien aikana oleellisesti muuttuneet. Esa Mäkinen kirjoittaakin: "Jossain vaiheessa tulee vastaan se hetki, kun vapaaehtoisesta digitalisaatiosta siirrytään digipakkoon." Näin käynee työnteossakin, mikäli haluamme pysyä mukana kehityksessä. Vakinainen henkilökuntamme saa pian kaivattuja laitteita. Mutta mikä on vastuumme sivutoimisia tuntiopettajien tarpeita ja sitoutumista ajatellen?

perjantai 14. lokakuuta 2016

Konsernihallinnon kehittäminen vaikuttaa askeliimme

Olemme tehneet yhteistä digi-matkaa vasta kolmatta kuukautta. Mitä pidemmälle syksyä ehdimme, sitä useampia digiaskeleita otamme. Viikko sitten pohdimmekin koko päätoimisen työyhteisön kesken muun muassa sitä, missä olemme menossa ja mitä olemme saaneet aikaan. Tyytyväisyyttä herätti etenkin se, että olimme ylipäänsä aloittaneet matkan ja se, että tuntiopettajilla on potentiaalia digi-hankkeeseen. Myös se, että vihdoinkin on mahdollista saada toimivia laitteita ja ohjelmia liikkuvaan työhön, koettiin hyvänä asiana. Mutta paljon on matkaa vielä edessä ja monenmoista kehitettävää.

Askelten tiheyteen eivät vaikuta vain omat aloitteemme toimintamme kehittämiseksi. Koko kaupunkiorganisaatio on digituulten vallassa, ja siksi työväenopiston digitaalisen toimintaympäristön askelia tahdittaa useampiakin kaupungin hankkeita. Kaksi niistä on ylitse muiden: laskutuksen ja matkapalvelujen keskittäminen konsernihallinnolle.

Konsernihallinnon hankkeet ovat selkeästi hallinnon tehostamistoimenpiteitä. Kyse on kokonaisedullinen ratkaisu, jossa organisaation etu menee yksittäisten yksiköiden intressien edelle: yksittäisen yksikön kustannuksia se voi nostaa, mutta koko kaupungin tasolla on odotettavissa säästöä.

Työväenopiston kurssilaskutusten siirto keskitettyyn laskutusmalliin näyttäytyi työväenopiston asiakkaille jo tänä syksynä. Opiskelijat olivat ehtineet melko lyhyen vaiheen aikana tottua siihen, että he saivat viitenumeron kurssimaksun maksamista kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä. Syksyn kursseille ilmoittautuessa se ei enää ollut mahdollista, koska ilmoittautuminen sekä laskujen valmistelu tehdään yhdellä ohjelmalla, mutta laskujen lähettäminen sekä maksujen seuraaminen toisella ohjelmalla. Eivätkä nämä ohjelmat keskustele keskenään siirtovaihetta lukuunottamatta.

Prosessissa mukana olleena ymmärtää asiakkaan ja maksun kohtaamiseen liittyvät ongelmat, mutta niiden selvittäminen lyhyen kaavan mukaan asiaan vihkiytymättömälle, olipa hän työntekijä tai asiakas, ei olekaan niin yksinkertaista. Prosessi on vielä kesken, ja parannuksia pyritään tekemään vielä etenkin maksamaan siirtymisessä.

Matkapalvelujen keskittäminen vaikuttaa erityisesti tuntiopettajien matkakorvauksiin. Työehtosopimuksen mukaan kansalaisopiston tuntiopettajat ovat oikeutettuja matkakorvaukseen yli kuuden kilometrin yhdensuuntaisesta matkasta. Vuonna 2015 työväenopisto maksoi 400 matkalaskua, jotka tuntiopettajat toimittivat paperilla opistolle ja työväenopiston opistosihteeri syötti verkkopalveluun. Kaksi viikkoa sitten matkustamiseen liittyvät asiat keskitettiin konsernipalveluyksikköön ja samalla menetimme opistosihteerimme, eikä tilalle voi palkata uutta.

Nyt tuntiopettajilla on edessään sähköiseen matkalaskutukseen perehtyminen, kunhan ensin saamme heille riittävästi tunnuksia ja oikeuksia. Se onkin yllättävän mutkikas juttu, sillä kaupunkiorganisaation henkilöstöhallinnon toimintamallit eivät aina sovellu sellaisenaan satojen lyhyessä määräaikaisessa työsuhteessa olevien tuntityöntekijöiden työpanokseen perustuvan yksikön henkilöstöhallintoon.

Muutokset palvelevat kokonaisuutta, ja suunta on eteenpäin. Muutosvaihe aiheuttaa silti tuskaa, jota voidaan pyrkiä lievittämään selvittämällä muutoksen tarve riittävän konkreettisella tasolla. Kuten Ari Maaninen toteaa: "Kritiikin esittäjä osoittaa sitoutumisensa organisaatioon ja jopa kiinnostuksensa itse muutokseen, mutta kaipaa vielä toiminnan muuttamiseksi rationaalisia syitä ostaa ajatus itselleen."

lauantai 1. lokakuuta 2016

Etätyö on osa digiajan työntekoa

Tampereen kaupungin organisaation toimintakykysuunnitelman mukaan sujuvaan hallintoon liittyy mm. työtekijöiden liikkuvuuden ja työskentelyn mahdollistaminen aika- ja paikkariippumattomasti. Julkilausuttuna toimenpidetavoitteena on, että etätyö otetaan käyttöön yhtenä työn tekemisen muotona niissä tehtävissä, joissa se on mahdollista.

Kannatan tavoitetta lämpimästi, ja olenkin siirtynyt projektin puitteissa tekemään työtäni osittain etänä. Etätyön mahdollisuutta tarkastellaan työväenopistossa myös muiden halukkaiden kanssa. Pakottaahan ei ketään voi.

Etätyö-tavoitteen toteuttaminen edellyttää luottamusta ja toimintatapamuutoksen hyväksymistä johdon lisäksi myös ruohonjuuritasolla. Kun työntekijä tekee työtään itse valitsemassaan paikassa, esimiehen tulee luottaa alaistensa kykyyn suunnitella ja priorisoida omaa työtään. Ajatus ei tosin ole uusi työväenopistossa - näinhän meillä on tehty jo ainakin niin kauan kuin olen talossa ollut - kukaan ei tiedä mitä toinen tekee tai onko hän edes talossa. Onko se sitten hyvä vai paha?

Etätyössä johtamisen haaste siirtyy vahvasti myös työntekijälle itselleen, koska keskeisin johtamisen väline on työntekijän kyky johtaa itseään. "Itsensä pomottaminen ei ole aina helppoa", toteaa Seppo Tuomivaara Työterveyslaitokselta. Toisaalta esimiehen työnjohtovelvollisuus ei poistu, joten esimiehellekin on annettava mahdollisuus tehdä omaa työtään. Itsenäinen etätyö korostaakin alaistaitoja esimiestaitojen ohella.

Kokemusteni mukaan etätyöpäivänä työ on stressittömämpää, ja silti huomattavasti tehokkaampaa kuin työpaikalla, vaikka sähköpostiin vastaaminen haukkaakin yhtä lailla ison osan työajasta. Sähköpostin, pikaviestinten ja puhelimen aikakaudella yhteydenpito työpaikalle ja asiakkaisiin onnistuukin varsin kivuttomasti ja luo läsnäolon tunnetta. Kuitenkaan siirtyminen kasvokkain tapahtuneesta ajatusten vaihdosta sähköiseen viestintään ei ole itsestään selvyys: "Olen tavoitellut sinua usean päivän ajan", kertoi kollegani, tarkoittaen käyneensä työhuoneeni ovella pyörähtämässä. Asia ei ollut niin akuutti, että soittaminen tai kirjoittaminen olisivat käyneet hänen mielessään.

Kaikkea työtä ei voikaan tehdä etänä, etenkin jos halutaan pysyä mukana työpaikan sosiaalisessa verkostossa. Linda Pynnösen mielestä on hyvä, että etätyötä tehdään vain muutamia päiviä viikossa, toisaalta joitakin töitä voi tehdä pitkiäkin aikoja muita kasvokkain tapaamatta. Työn luonne ratkaisee missä työtä voi tehdä tarkoituksenmukaisesti ja turvallisesti.

Eikä sovi unohtaa etätyön pelisääntöjen kirjaamisen tärkeyttä. Yhteisesti hyväksytyt pelisäännöt ovat yhtä tärkeitä niin digitaalisessa kuin face-to-face toimintaympäristössä.