Konsernihallinnon kehittäminen vaikuttaa askeliimme

Olemme tehneet yhteistä digi-matkaa vasta kolmatta kuukautta. Mitä pidemmälle syksyä ehdimme, sitä useampia digiaskeleita otamme. Viikko sitten pohdimmekin koko päätoimisen työyhteisön kesken muun muassa sitä, missä olemme menossa ja mitä olemme saaneet aikaan. Tyytyväisyyttä herätti etenkin se, että olimme ylipäänsä aloittaneet matkan ja se, että tuntiopettajilla on potentiaalia digi-hankkeeseen. Myös se, että vihdoinkin on mahdollista saada toimivia laitteita ja ohjelmia liikkuvaan työhön, koettiin hyvänä asiana. Mutta paljon on matkaa vielä edessä ja monenmoista kehitettävää.

Askelten tiheyteen eivät vaikuta vain omat aloitteemme toimintamme kehittämiseksi. Koko kaupunkiorganisaatio on digituulten vallassa, ja siksi työväenopiston digitaalisen toimintaympäristön askelia tahdittaa useampiakin kaupungin hankkeita. Kaksi niistä on ylitse muiden: laskutuksen ja matkapalvelujen keskittäminen konsernihallinnolle.

Konsernihallinnon hankkeet ovat selkeästi hallinnon tehostamistoimenpiteitä. Kyse on kokonaisedullinen ratkaisu, jossa organisaation etu menee yksittäisten yksiköiden intressien edelle: yksittäisen yksikön kustannuksia se voi nostaa, mutta koko kaupungin tasolla on odotettavissa säästöä.

Työväenopiston kurssilaskutusten siirto keskitettyyn laskutusmalliin näyttäytyi työväenopiston asiakkaille jo tänä syksynä. Opiskelijat olivat ehtineet melko lyhyen vaiheen aikana tottua siihen, että he saivat viitenumeron kurssimaksun maksamista kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä. Syksyn kursseille ilmoittautuessa se ei enää ollut mahdollista, koska ilmoittautuminen sekä laskujen valmistelu tehdään yhdellä ohjelmalla, mutta laskujen lähettäminen sekä maksujen seuraaminen toisella ohjelmalla. Eivätkä nämä ohjelmat keskustele keskenään siirtovaihetta lukuunottamatta.

Prosessissa mukana olleena ymmärtää asiakkaan ja maksun kohtaamiseen liittyvät ongelmat, mutta niiden selvittäminen lyhyen kaavan mukaan asiaan vihkiytymättömälle, olipa hän työntekijä tai asiakas, ei olekaan niin yksinkertaista. Prosessi on vielä kesken, ja parannuksia pyritään tekemään vielä etenkin maksamaan siirtymisessä.

Matkapalvelujen keskittäminen vaikuttaa erityisesti tuntiopettajien matkakorvauksiin. Työehtosopimuksen mukaan kansalaisopiston tuntiopettajat ovat oikeutettuja matkakorvaukseen yli kuuden kilometrin yhdensuuntaisesta matkasta. Vuonna 2015 työväenopisto maksoi 400 matkalaskua, jotka tuntiopettajat toimittivat paperilla opistolle ja työväenopiston opistosihteeri syötti verkkopalveluun. Kaksi viikkoa sitten matkustamiseen liittyvät asiat keskitettiin konsernipalveluyksikköön ja samalla menetimme opistosihteerimme, eikä tilalle voi palkata uutta.

Nyt tuntiopettajilla on edessään sähköiseen matkalaskutukseen perehtyminen, kunhan ensin saamme heille riittävästi tunnuksia ja oikeuksia. Se onkin yllättävän mutkikas juttu, sillä kaupunkiorganisaation henkilöstöhallinnon toimintamallit eivät aina sovellu sellaisenaan satojen lyhyessä määräaikaisessa työsuhteessa olevien tuntityöntekijöiden työpanokseen perustuvan yksikön henkilöstöhallintoon.

Muutokset palvelevat kokonaisuutta, ja suunta on eteenpäin. Muutosvaihe aiheuttaa silti tuskaa, jota voidaan pyrkiä lievittämään selvittämällä muutoksen tarve riittävän konkreettisella tasolla. Kuten Ari Maaninen toteaa: "Kritiikin esittäjä osoittaa sitoutumisensa organisaatioon ja jopa kiinnostuksensa itse muutokseen, mutta kaipaa vielä toiminnan muuttamiseksi rationaalisia syitä ostaa ajatus itselleen."